Pembinaan Tata Kearsipan di Lingkungan PTA Makassar
Makassar | pta-makassarkota.go.id
Kegiatan Pembinaan Tata Kearsipan di Lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Makassar Tahun Anggaran 2013 yang diadakan pada tanggal 18 – 20 September 2013 bertempat di Quality Plaza Hotel Makassar. Pelaksanaan kegiatan ini diikuti oleh 27 peserta terdiri dari Kaur Umum dan staf dari setiap Satker .
Pada hari pertama, materi dibawakan oleh Drs. H. Damlan Thahir, MM yang berprofesi sebagai Pustakawan Utama di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Selatan. Beliau memaparkan mengenai Pengantar Kearsipan, yang mencakup Pengertian Kearsipan, Tertib Kearsipan, Asas Penyelenggaraan Kearsipan, Pengelolalaan Arsip, Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Autentikasi, Manajemen Kearsipan, Dll. Menurut Beliau, inti dari materi ini adalah penerapan pola baru yaitu bagaimana agar manajemen persuratan dapat tertata dengan baik sehingga mempermudah mendapatkan arsip.
Dalam kesempatan itu pula dijelaskan jenis-jenis format naskah dinas, jenis surat, penulisan surat dan bagaimana sistem dan ketentuan dalam surat menyurat. Hamrani Hambali, MAP yang berprofesi sebagai ARSIPARIS dari tahun 2004 hingga sekarang memberi materi tentang Pengurusan Surat. Dalam pemaparannya beliau menjelaskan tentang Jenis dan bagian-bagian pada surat, fungsi surat, jenis surat apakah surat itu bersifat pribadi atau dinas dan tata cara mengelola surata itu sendiri.
Untuk mempermudah dalam pengarsipan perlu dibuat daftar pencarian arsip yang berdasarkan pada Kartu Kendali atau Lembar Disposisi, jadi peran unit pencatat/pengelola harus memahami pola kearsipan dan pengklasifikasian sehingga tidak terjadi kesalahan dalam memberi kode. Karena dalam penerapan Pola Baru ini, semua arsip dimasukkan kedalam filing cabinet dan menggunakan folder gantung. Agar pengarsipan terlihat rapi, mudah dicari dan arsip tersebut terjaga kondisinya hingga waktu yang cukup lama.
Pada sesi ini dilakukan dialog interaktif dimana para peserta mengikutinya dengan penuh semangat .
Pada pelaksanaan pembinaan ini, Panitia memberikan Sertifikat kepada semua peserta sebagai bukti bahwa telah mengikuti Pembinaan Tata Kearsipan di Lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Makassar. Panitera / Sekretaris PTA Makassar Bapak Drs. H. Agus Zainal Mutaqien, SH, dalam arahannya mengatakan meskipun disetiap satker terjadi perbedaan dalam prosedur alur persuratan ataupun pengarsipan tetapi setelah pembinaan ini akan di buat rumusan yang akan ditindak lanjuti dan dimplemantasikan ke satker masing-masing dan dengan adanya pembinaan ini akan dapat menambah kualitas sistem persuratan dan diharapkan juga adanya sistem aplikasi yang dapat digunakan di seluruh instansi Mahkamah Agung terkhusus kepada Pengadilan Tinggi Agama Makassar .
Selanjutnya dalam sambutannya Ketua Pengadilan Tinggi Agama Makassar YM Bapak Drs. H. Alimin Patawari, SH, M.H mengharapkan agar setelah kegiatan Pembinaan Tata Kearsipan di Lingkungan Pengadilan Tinggi Agama Makassar.
Dengan harapan selepas dari Pembinaan ini semua peserta dapat melakukan sosialisasi secara menyeluruh sampai dengan pimpinan dan diperlukan adanya kekompakan dalam merealisasikan hasil pembinaan ini . (admin/pta-mks)