Pengarsipan Berkas Perkara Elektronik di MS Idi

Idi | www.idi.ms-aceh.go.id

Hingga saat ini teknologi semakin canggih dan banyak cara dilakukan untuk menyelamatkan data agar tidak hilang atau rusak. Hal ini tentunya dilakukan pada berkas perkara yang harus diarsipkan dan disimpan dengan baik, sehingga perlu dilakukan tambahan penyimpanan data secara elektronik.

Pengarsipan berkas perkara dapat dilakukan secara Backup- mencetaknya ataupun menyimpan di perangkat penyimpan data di komputer, sejak bulan Juni 2013 Mahkamah Syar’iyah Idi telah memulai mengarsipkan berkas perkara secara elektronik yaitu menyimpan data perkara kedalam Compact Disc (CD).

Mahkamah Syar’iyah Idi telah membuat penyimpanan data kedalam compact disc. Proses penyimpanan berkas perkara elektronik tentunya bukan hal mudah dan gampang untuk dikerjakan, membutuhkan waktu yang lama untuk dapat menyelesaikan satu berkas perkara.

Ada beberapa hal yang dilakukan saat pengarsipan berkas perkara elektronik diantaranya mengumpulkan semua data perkara dengan lengkap, kemudian di-scan satu persatu kertas menurut kronologis berkas perkara, lalu diedit satu persatu berkas perkara yang sudah di scan sehingga tertata dengan rapi dari awal berperkara hingga akhir berperkara, dan terakhir menyimpan data tersebut kedalam kaset piringan atau compact disc/ CD yang kapasitas 700 Mb.

Dengan pengarsipan berkas perkara elektronik yang telah dilakukan oleh Mahkamah Syar’iyah Idi sejak beberapa bulan yang lalu, telah diselesaikan sebanyak 80 (delapan puluh) keping compact disc yang masing-masing satu keping compact disc berisi satu berkas perkara. Tentunya berkas perkara yang diarsipkan kedalam compact disc merupakan berkas perkara yang diterima tahun 2013 ini.

Menurut Sarbaini salah satu petugas yang membuat berkas perkara elektronik mengatakan, proses untuk mengarsipkan berkas perkara kedalam compact disc memakan waktu yang lama bahkan satu berkas perkara selesai satu hari bahkan lebih dari sehari serta terkendala pada perangkat yang digunakan.

“Lamanya proses pengarsipan berkas perkara kedalam compact disc, tentunya memiliki sebab diantaranya komputer atau laptop yang digunakan kadang-kadang melambat bekerja dikarenakan data yang sudah di scan memiliki kapasitas yang besar sehingga harus di edit lagi. Kemudian scanner yang digunakan juga mengalami gangguan karena banyaknya data yang discan”, ujarnya Kamis (26/09/2013) saat tim redaksi menyambangi proses pengarsipan.

Sementara itu Fauzan, SH. (Panmud Gugatan) yang bertanggung jawab dalam pengarsipan berkas perkara elektronik mengatakan, proses pengarsipan berkas perkara kedalam compact disc sudah berjalan dengan baik dan sudah rampung sebanyak 80 keping. Sedangkan kendala yang dihadapi saat pengarsipan Fauzan sudah berkoordinasi dengan Kaur Umum selaku penanggung jawab fasilitas kantor.

“Saya telah berkoordinasi dengan Panitera dan Kaur Umum yaitu dengan memberikan reward kepada petugas pengarsipan serta memperbaiki perangkat yang rusak yang tentunya tanggung jawab bagian umum”, ujar Fauzan saat dikonfirmasi tentang pengarsipan berkas elektronik.(DCB)