Pekanbaru||www.pta-pekanbaru.go.id

Jajaran kepaniteraan PA sewilayah hukum PTA Pekanbaru memperoleh ilmu yang sangat berharga pada Bimbingan Teknis Pengelolaan PNBP Tahun 2025. Bagaimana tidak, materi mengenai minutasi perkara ini disampaikan langsung dari pakarnya, Wakil Ketua PTA Pekanbaru Dr. H. Syaifuddin, S.H., M.Hum. Materi ini mengangkat tema “Minutasi Perkara dan Aplikasinya pada Kearsipan Digital pada SIPP”.

Pemaparan secara lugas dan runut ini disimak dengan serius dan antusias oleh para peserta bimtek. Menurut pemateri, judul ini dipilih karena kearsipan digital berkas perkara yang sudah diminutasi sangat penting sebagai bentuk profesionalitas dan efisiensi administrasi perkara. Minutasi adalah kegiatan penyusunan dan pemberkasan perkara yang telah selesai diperiksa dan diputus, sehingga seluruh dokumen perkara disusun secara lengkap, diberi nomor halaman, dibuatkan daftar isinya, ditandatangani pejabat yang berwenang.

Persiapan minutasi untuk arsip pada fitur kearsipan pada SIPP dimulai dengan mempersiapkan folder perkara pada bank data bagian kepaniteraan. Pada bagian perkara dibuat folder untuk perkara dalam satu tahun. Dalam folder dibuat subfolder yang memuat file setiap perkara sejak pendaftaran sampai proses persidangan dan penyelesaian perkara. File pada setiap perkara disusun sesuai dengan kronologisnya. File dpada setiap folder dibuat nomor file secara berurutan dimulai dari gugatan yang diberi nomor file dengan angka 2. Nomor file angka satu dipersiapkan untuk sampul minutasi yang discan setelah map minutasi dijahit dan disegel.

Persiapan untuk minutasi dilakukan dengan mempersiapkan arsip dalam bentuk file pdf. Disinilah persiapan untuk membuat pdf dimulai, dengan mengumpulkan scan stempel satker, tanda tangan ketua, wakil ketua, semua hakim, panitera, semua PP dengan format behind the text. Pastikan bahwa komputer yang dipergunakan dalam menyimpan file mempunyai tipe file extention pdf.

Dua macam bahan yang akan menjadi arsip perkara. Pertama, dokumen yang berasal dari internal Pengadilan Agama, dalam bentuk hardcopy seperti alat bukti dan skum. Kedua, dokumen hardcopy yang diterima oleh PA yang diperlukan sebagai proses membuat file hardcopy. Khusus pada file putusan, dibagi menjadi dua file, pertama dile dalam bentuk softcopy yang akan diprint, dan kedua file dalam bentuk hardcopy khusus pada lembar putusan yang ada tanda tangan basah.

 

 

Setelah semua selesai, file dikumpulkan dalam bentuk pdf yang dimulai dengan angka 2, dimasukkan file sampul minutasi dalam bentuk pdf dengan nomor 1. Setelah selesai semua file dikumpulkan dalam satu folder pada bank data. Maka semua file digabungkan menjadi satu dan dibuat nama filenya arsip perkara sesuai dengan nomor perkaranya.

Setelah selesai semua file arsip perkara yang dikumpulkan pada bank data digabungkan menjadi satu file. Langkah berikutnya adalah mengupload ke dalam fitur arsip yang ada pada aplikasi SIPP. Setelah selesai mengupload arsip dalam bentuk softcopy ke aplikasi SIPP, maka pekerjaan mengarsipkan perkara sudah selesai.

Semoga setelah mendapat materi ini, pelaksanaan minutasi perkara di PA sewilayah hukum PTA Pekanbaru dan kearsipan digital berkas perkara pada SIPP berjalan semakin tertib dan professional.